Hotel Secretary (m/f/d)

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From now on Worldwide 4* German Cruise Line free travel arrangements
to/from the vessel, free STCW
trainings on board

Wir suchen per sofort einen engagierten Hotelsekretär (m/w/d) für ein tolles 4*+ Hochseeschiff mit vorwiegend deutschen Gästen und auf tollen Routen weltweit.

Aufgabenbereich

  • Allgemeine Büroarbeiten: Datenverwaltung und – pflege, Ablagesysteme, Schreibarbeiten, Korrespondenz, Vorbereiten von Unterlagen für den GM / HM sowie das Gäste Service Team
  • Gewissenhaftes Handling von Emails und Telefonaten sowie Verschwiegenheitsverpflichtung
  • Erstellung und regelmäßige Aktualisierung des Cruise Planners in Absprache mit General Manager / Hotel Manager und anderen Abteilungen
  • Führen und verwalten von Protokollen, Logs, Trainingslisten, Checklisten, Corrective Actions und Follow Ups nach Vorgabe GM/ HM in der Regel im Zusammenhang mit Meetings (GM & HM Meeting), Briefings, Audits, Inspektionen und Trainings
  • Terminvereinbarungen im Namen von GM / HM, Versendung von Einladungen & Bestätigungen und Gewährleistung des Informationsflusses
  • Bekanntmachung von Informationen und Versendung von Mitteilungen im Namen von GM/ HM
  • Enge Zusammenarbeit mit GM/ HM sowie dem Gäste Service Team, sowie regelmäßige und gewissenhafte Berichtserstattung und Kommunikation
  • Pflege des Fleet Operation Manuals (ConSense)
    • Unterstützung der HODs im Umgang mit dem FOM und bei Änderungswünschen, sowie Schulung neuer HoD’s
    • Kontrolle der Dokumente im FOM
  • Koordination und Cross-check der Bordprintmedien
  • Zählung und Zusammenfassung der Schwerpunkte des Gästezufriedenheitsreportes für die einzelnen Departments
  • Side Duties für andere Abteilungen zum Beispiel als Aushilfe
    • Tender Operation, Abwicklung von Treffpunkten, Dispatch
    • Am Wechseltag Check-in oder Unterstützung der BRL
    • Zusätzliche Duties in Absprache mit GM / HM


Qualifikation / Erfahrung

  • Qualifizierte Ausbildung im Hotelgewerbe o.ä.
  • Mindestens zweijährige Berufserfahrung in relevanten Bereichen, wenn möglich an Bord von Kreuzfahrtschiffen
  • Verhandlungssicheres Deutsch (Wort und Schrift)
  • Sehr gutes Englisch (Wort und Schrift)
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft gegenüber Passagieren und Mitarbeitern
  • Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, Rescom)

Anforderungsmerkmale

  • Flexibilität und strukturiertes Arbeiten, insbesondere in Bezug auf Datenverarbeitung und Ablageorganisation
  • Integre Vertrauensperson
  • Kommunikationsstärke, Teamplayer, Belastbarkeit
  • Organisationsfähigkeit (Zeitpläne und Auftragsorganisation)
  • Lösungsorientiertes Denken03

 

Additional information

We look forward to receiving your application by mail to career@connectjobs.de.
For applicants, our service is completely free of charge.